Aufgabenstellung
Liegenschaftenmanagement ohne Ärger und Zeitverlust
„Wir wussten zum Teil gar nicht mehr, wer welche Schlüssel hat“, hiess es bei Projektbeginn 2015 auf der Bauverwaltung von Oensingen. Die Solothurner Gemeinde gehört in Sachen Zutrittskontrolle zu den Vorreiterinnen unter den öffentlichen Verwaltungen. Ausschlaggebend war der Wunsch des Gemeinderats und der Abteilung Bau, die Sicherheit in den öffentlichen Liegenschaften zu erhöhen, Zutrittsberechtigungen besser steuern und Haustechnikinstallationen überwachen zu können sowie weniger mechanische Schlüssel zu haben. Viel weniger.
Herausforderung
Die Kontrolle zurückgewinnen
Dank der Initiative von Verantwortlichen und Bürgern hatte man schon 2013 die etappenweise Beschaffung eines elektronischen Schliesssystems für alle jene Liegenschaften beschlossen, welche die Gemeinde entweder besitzt oder betreibt. Die unüberschaubaren und lückenhaften Schliesspläne und die kiloschweren Schlüsselbündel zu eliminieren hatte weitreichende Konsequenzen für die Verwaltung, die Mitarbeitenden, die Vereine und für alle, welche Zutritt zu den diversen Gebäuden brauchen.
Am wichtigsten und eigentlicher Auslöser ist die Abschaffung der mechanischen Schlüssel und die stark verbesserte Kontrolle über die Zutrittsberechtigungen. Und genau diese Kontrolle fehlte beim alten, herkömmlichen Schliesssystem weitgehend.
Lösung
Türen öffnen, den Lift rufen, Zeit erfassen
Mit der neuen Lösung von Siaxma ersetzt ein kleiner, runder Badge die Einzelschlüssel, die vorher im Dutzend am Schlüsselbund hingen. Das elektronische System protokolliert die „Bewegungen“ eines bestimmten Badges. Das erhöht die Sicherheit, erleichtert die Rekonstruktion von Ereignissen und erlaubt die gezielte Einflussnahme bei Fehlverhalten oder Missgeschicken. Für die wenigen übrig bleibenden Schlüssel wurde kürzlich die Schliessplanverwaltung implementiert; sie erlaubt den optimalen Überblick darüber, wer welche Schlüssel hat und zu welchen Zylindern diese passen.
Stand Oktober 2021 sind vier Kindergärten, ein Pumpwerk und ein Reservoir, das Feuerwehrmagazin, der Bienkensaal, das Sportzentrum Bechburg, Teile des Werkhofs sowie die vier Gebäude des Schulhauses Oberdorf an das SIAXMA® Zutrittskontrollsystem angeschlossen. Hier ist ein Zeitprogramm hinterlegt, das von Mathias Vogt, Bereichsleiter Hausdienste, von seinem PC-Arbeitsplatz oder gar von seinem Zuhause aus gesteuert werden kann. Die Lehrpersonen wiederum können per Badge diverse Licht-, Storen- und Liftfunktionen steuern. Die Türe zum Lehrerzimmer lässt sich per Taster verriegeln oder freigeben. Die Lüftungs- und Heizungsanlagen sowie ein Lift sind mit Sensoren ausgerüstet und setzen im Störungsfall eine SMS- bzw. Voice-Meldung an Mathias Vogt ab.
Rund 60 Mitarbeitende der Gemeinde erfassen momentan auch ihre Arbeitsstunden in der SIAXMA® Zeiterfassung. Sie benutzen dazu den gleichen Badge, die gleichen Personalstammdaten sind verknüpft. An einem Touchscreen-Terminal oder am eigenen PC geben sie die nötigen Informationen ein und können ihre persönlichen Zeitdaten einsehen, wie z.B. das Ferienguthaben.
Zeit, Geld und Energie sparen
Der Nutzen einer solchen Anlage für die Gemeinde ist vielschichtig. Vergisst jemand, abends eine Türe zu verschliessen, holt das System dies zur programmierten Zeit nach. Türstopper und Keile gibt es keine mehr, weil Türen prinzipiell zu sein müssen. Lichter werden gelöscht, nicht benötigte Räume bleiben sauber, haustechnische Einrichtungen werden elektronisch überwacht, Ausfälle und Schäden vermieden. Kontrollgänge durch Sicherheitsdienste können stark reduziert oder ganz weggelassen werden. Die Einsparungen bei Administration, Personal und Energie liegen auf der Hand. Mathias Vogt spricht von mehreren Stunden, die er mit der neuen Zeiterfassung jeden Monat einspart; „Ich kann Korrekturen online vornehmen, muss nicht überall Informationen zusammensuchen und verfüge über aussagekräftige Auswertungen.“
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